Igennem årtier har vi kæmpet med for mange møder. For dårlige møder. Møder, der står i vejen for fremdrift og fordybelse.

Svarene har været mange:

Smarte i teorien. Elendige i praksis. Status er nemlig stadig: Folk drukner i møder.

Så i dag får du en mere effektiv metode. Og den starter med en gåde:

Du står i et rum med 23 andre mennesker. Hvad er sandsynligheden for, at to af jer har samme fødselsdag?

Svaret er 50 procent.

Med andre ord: I hveranden gymnasieklasse med 24 elever er der to, der har samme fødselsdag.

Hvis der var 77 mennesker i rummet, ville oddsene for samme fødselsdag være 99,9 procent.

De fleste (inklusive mig selv) gætter på et meget lavere tal, når de får dette klassiske spørgsmål, der kaldes for ’The Birthday Paradox’*.

Vi undervurderer nemlig antallet af kombinationer i små grupper, og det er netop den fejl, der propper vores kalendere med møder.

Lad mig illustrere det med et eksempel.

Lad os sige, at I går fra at være to til tre personer i et team. Det lyder jo harmløst, men det er det bare overhovedet ikke.

For i et projektteam på to mennesker kan der kun opstå to møder:

Ja, du kan selvfølgelig være havnet i et tomandsteam med verdens mest mødeliderlige makker, men i dette scenarie er det trods alt begrænset, hvor galt det kan gå.

I det her team kan der simpelthen ikke opstå særlig mange møder, fordi koordination og videndeling er let.

Tilføjer vi endnu en deltager til teamet, Victoria, skulle vi tro, at et møde nu kan opstå på tre måder. Men det er her, hunden ligger begravet.

For antallet af potentielle møder vokser ikke lineært. Det vokser eksponentielt.

Når Victoria kommer ind i teamet, kan et møde nu pludselig opstå på 12 forskellige måder:

… Og sådan fortsætter det op til 12 kombinationer**.

Hvis vores band fik to ekstra medlemmer, Melanie og Geri, eksploderer kompleksiteten. I dette lille femmandsteam kan der nu indkaldes til 180 forskellige møder***!

Det er dette koordinationsproblem, der skaber endeløse rækker af møder og mangel på fremdrift.

Og spildtid.

For i tomandsteamet kan der kun opstå to tåbelige møder, når en af deltagerne vil rygdække eller afholde et møde, der kunne have været en mail.

Men med fem mennesker i teamet er risikoen for irrelevante møder skyhøj, fordi vi nu kan fejle på 180 måder****.

Den grundlæggende vildfarelse ligger i, at flere resurser er en enkel måde at sikre fremdrift. Men her overfokuserer vi på resurserne og glemmer kompleksiteten.

Det er en af grundene til, at software-udvikleren Fred Brooks blev berømt for dette citat, der senere blev til Brooks’ Lov:

Så hvad er et effektivt svar på færre møder?

Mindre teams. Hellere én for lidt end én for meget.

Så næste gang du overhører en kollega, der argumenterer for en ekstra deltager til jeres team, siger du:

Stop right now, thank you very much.

* Her har du en lidt mere grundig forklaring af “The Birthday Paradox”.

** Her er de 12 kombinationer:

*** Da jeg oprindeligt lavede denne beregning, fik jeg hjælp fra en matematiker, der anbefalede mig Fibonaccis trekant til at beregne tallene. Sidenhen har vi fået ChatGPT, der faktisk kan gøre det ret hurtigt. Men husk at konsultere den grundigt, inden du beder mig give dig feedback på dine beregninger:-)

**** Er du nået så langt herned i noterne, vil jeg gerne offentliggøre, at jeg er Scary Spice i ovenstående femmandsteam.