Da jeg var yngre underviste jeg i personlig effektivitet. Min hustru synes stadig, det er en joke.

Men min styrke var, at jeg selv er et rodehoved og derfor har brug for helt lavpraktiske principper, som er lette at bruge i virkeligheden.

Det var der andre, der også havde.

Den klart mest populære metode fra mit kursus handlede om, hvordan man håndterer sin indbakke.

Jeg har brugt metoden hver dag i 13 år lige siden. Det beviser jeg lidt senere*.

Metoden sikrer, at man nærmest altid har en tom indbakke og et enkelt overblik over de opgaver, man skal løse.

Den bygger på et effektivitetsprincip, du kan bruge overalt i dit liv. Princippet hedder: OHIO.

OHIO står for:

Only
Handle
It
Once

OHIO-princippet er relevant, fordi vi ofte behandler de samme ting 2, 5 eller 10 gange i vores hoveder og med vores hænder uden at træffe en beslutning om, hvad der skal ske med dem.

Det skaber 3 problemer:

Så her er kerneindsigten i OHIO: Når du bliver ramt af noget fra omverdenen, som kræver din opmærksomhed, skal du træffe en beslutning om, hvad du skal gøre ved det.

’Senere, når jeg har mere energi’ er ikke en beslutning.

Lad os tage indbakken som eksempel:

Hvor mange gange har du ikke gjort følgende efter et møde: Kigget i din indbakke, skimmet de seneste 6-7 mails, svaret på en af dem, efterladt et par mentale huskesedler og ladet resten ligge?

Det er helt normal praksis.

Og når du så kommer tilbage og tjekker indbakken næste gang, er der kommet 5 nye mails, du scroller lige ned, var der ikke noget hernede, jo, for satan, og den der skal du også lige have svaret på, og shit-der-er-jo-deadline-på-den-der-i morgen.

Så slukker du et par ildebrande.

Men du lader resten ligge, og skal forbi dem endnu engang næste gang, du åbner mailen.

Det er derfor, at folks indbakker er et miskmask af gamle nyhedsbreve, lange mails med vedhæftninger, ting, de allerede har svaret på, og alle mulige flag og farver.

Så hvordan ser OHIO ud i indbakken?

Vi starter med at erkende, at der kun er 4 ting, du kan gøre med en mail. Og du SKAL træffe en beslutning, når du ser den første gang.

Du kan:

En note til 4’eren: Hvis du kan svare på mailen på under et par minutter, gør du det med det samme. Hvis det tager mere end et par minutter, flytter du mailen over i en anden mappe. Jeg kalder bare denne mappe for ’Todo’.

Hvad sker der nu?

Hver gang du tjekker dine mails, ender du med en tom indbakke, fordi du træffer beslutninger for alle mails, når du ser dem første gang.

Og i din todo-mappe finder du så de mails, der rummer opgaver, der tager mere end et par minutter at løse. Den mappe åbner du, når du har tid og prioriterer de vigtigste opgaver.

Helt tom indbakke. Overblik. Alle opgaver ligger samme sted = rar følelse i kroppen.

Så næste gang, du står med en opgave, et stykke papir, en sms, en kollega eller en plade Marabou, så spørg dig selv:

Did I OHIO?

* PS: Her er beviset. For 13 år siden indspillede jeg en decideret hæslig video om mailhåndtering. Så hvis du vil have en visuel fremstilling af metoden her (inkl. godt med pust i mikrofonen og et flashback til den der lyseblå Microsoft-i-10’erne-farve), så er der ekstra public service i dag:-)
Videoen finder du her.